Tư vấn quản trị nhân sự - Unilaw

Trong cuốn sách "Comment j'ai planté ma boîte", tác giả Maxime Delcourt đã thành thật chia sẻ một sai lầm đắng ngắt khi điều hành doanh nghiệp. Nhận thấy xưởng vận hành xuất hiện quá nhiều sai sót tác nghiệp, ông áp dụng mô hình "quản trị tự do" (management liberé) kiểu Montessori: đặt trọn niềm tin, trao quyền tối đa, mở rộng cửa chào đón cả những nhân sự bị yếu thế trong xã hội và tuyệt nhiên không duy trì cơ chế kiểm soát thường xuyên. Kết quả trên thực địa là một gáo nước lạnh. Bộ máy rơi vào hỗn loạn, xung đột nhân sự bùng nổ đến mức một kỹ thuật viên đập phá máy chấm công, gửi tin nhắn đe dọa ban quản lý suốt nhiều tuần, buộc tác giả phải trình báo cơ quan công an. Song song đó, việc buông lỏng kiểm soát nhân sự hành chính kế toán đã để lại hàng loạt lỗ hổng dữ liệu sai lệch, trực tiếp đẩy công ty đến bờ vực sụp đổ.

Phân tích bài học nhân sự qua góc nhìn quản trị và pháp lý

Xung đột nghiêm trọng và sự gãy đổ vận hành trong câu chuyện của Maxime Delcourt không phải là hiện tượng cá biệt. Nhìn từ góc độ khoa học quản trị, sai lầm cốt lõi của nhà điều hành là sự nhầm lẫn giữa "trao quyền" và "buông bỏ trách nhiệm". Sự buông lỏng kiểm soát dựa trên sự tin tưởng cảm tính đã tạo ra một khoảng trống quản trị nguy hiểm, nơi các chuẩn mực hành vi không được thiết lập và các rủi ro tác nghiệp không được phát hiện kịp thời.

Theo cuốn Thực hành Quản trị (The Practice of Management) của Peter F. Drucker, quản trị không phải là một tập hợp các thủ thuật hay lòng tốt đơn thuần, mà là một kỷ luật đòi hỏi phải cân bằng giữa hiệu quả công việc và sự phát triển của con người. Quản trị nhân sự đòi hỏi một hệ thống có cấu trúc rõ ràng: thiết lập chỉ tiêu, theo dõi kết quả, đào tạo năng lực và kiểm soát hành vi. Khi ban lãnh đạo giao nhiệm vụ nhưng không cung cấp một khung vận hành chuẩn mực, nhân viên sẽ tự thao tác theo thói quen cá nhân. Trong một tổ chức có quy mô gia tăng, sự thiếu đồng bộ này tất yếu dẫn đến sai sót dây chuyền, xung đột nội bộ và làm tổn hại nghiêm trọng đến tài sản cũng như sự an toàn của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, xét ở khía cạnh chiến lược, quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định lợi thế cạnh tranh của mọi doanh nghiệp thông qua việc định hình kỹ năng, động lực của người lao động và chi phí tuyển dụng, đào tạo (Theo: Lợi thế Cạnh tranh của Michael E. Porter). Sự phân tán hoặc buông lỏng các hoạt động nhân sự dẫn đến việc doanh nghiệp không đánh giá chính xác được chi phí tích lũy cho công tác nhân sự so với hiệu quả thực tế. Nếu một tổ chức chỉ coi khâu nhân sự là việc đùn đẩy trách nhiệm cho nhân viên hành chính nhân sự chấm công, tính lương đơn thuần mà thiếu đi sự kết nối với chiến lược tổng thể, bộ máy sẽ sớm bộc lộ các điểm gãy.

Để giải quyết dứt điểm các rủi ro vận hành và pháp lý, bài học thực tiễn từ các hồ sơ tư vấn doanh nghiệp cho thấy việc chuẩn hóa quy chế là bước đi tiên quyết. Nhìn vào kinh nghiệm xử lý quy chế và nội quy lao động thực tế (Theo: Memo tư vấn UniLaw), một doanh nghiệp muốn vận hành ổn định bắt buộc phải ban hành bộ Quy chế và Nội quy Lao động hoàn chỉnh. Bộ tài liệu này cung cấp một khuôn khổ pháp lý và quản trị minh bạch, chuẩn hóa toàn bộ quy trình từ tuyển dụng, quản lý hợp đồng lao động, xử lý các trường hợp thôi việc, cho đến việc đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên. Khi xuất hiện xung đột hoặc vi phạm kỷ luật lao động, doanh nghiệp có đầy đủ cơ sở pháp lý để xử lý một cách văn minh, tránh các tranh chấp pháp lý kéo dài hoặc rủi ro bị đe dọa an ninh nội bộ như trường hợp của Maxime Delcourt.

Cũng theo các tài liệu tư vấn tái cấu trúc chính sách nhân sự (Theo: Memo tư vấn UniLaw), việc rà soát và chuẩn hóa hệ thống quản trị nhân sự đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật lao động hiện hành. Hệ thống quy chế phải phân loại rõ ràng các nhóm lao động (nhân viên chính thức, thử việc, tư vấn, thực tập sinh), chuẩn hóa mẫu hợp đồng lao động, quy định rõ thẩm quyền bổ nhiệm và xử lý kỷ luật, đồng thời xây dựng quy trình tuyển dụng và lựa chọn minh bạch. Sự rõ ràng này giúp loại bỏ sự hoài nghi, giảm thiểu tỷ lệ biến động nhân sự và bảo vệ doanh nghiệp trước các biến động thị trường.

Bức tranh chung về thực trạng quản trị nhân sự tại doanh nghiệp Việt Nam

Tại thị trường Việt Nam, rất nhiều chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) rơi vào bế tắc nhân sự vì xuất phát điểm từ dân chuyên môn bước lên làm chủ. Theo mô hình trong cuốn Huyền thoại E (The E-Myth Revisited) của Michael E. Gerber, người làm chủ thường mắc kẹt trong vai trò của một "Nhà chuyên môn" (Technician) - tự tay làm hết mọi việc tác nghiệp vì tin rằng không ai làm tốt bằng mình. Khi công ty mở rộng vượt quá "Vùng an toàn", nhà sáng lập bắt đầu cảm thấy quá tải và nảy sinh tâm lý đùn đẩy trách nhiệm. Dưới đây là những thực trạng phổ biến đang diễn ra:

Phụ thuộc hoàn toàn vào nhân sự chuyên môn cá nhân

Nhiều chủ doanh nghiệp tuyển dụng một vài nhân viên giỏi về và phó mặc toàn bộ mảng công việc đó cho họ mà không xây dựng quy trình làm việc chuẩn. Khi nhân sự cấp cao hoặc chuyên viên chủ chốt nghỉ việc, họ mang theo toàn bộ dữ liệu, mối quan hệ khách hàng và bí quyết vận hành, đẩy công ty vào trạng thái đứt gãy tức thì. Tâm sự nghề nhân sự của nhiều chuyên viên cho thấy họ thường xuyên rơi vào cảnh hoang mang vì không nhận được định hướng chiến lược rõ ràng từ ban giám đốc, công việc bị xáo trộn liên tục.

Sự nhầm lẫn về chức năng của phòng nhân sự

Ban lãnh đạo thường gộp chung công việc của hành chính nhân sự vào một nhóm công việc thô sơ: chấm công, mua sắm văn phòng phẩm, phát lương và làm thủ tục bảo hiểm. Trách nhiệm của phòng nhân sự chưa được nâng lên tầm mức chiến lược như thu hút tài năng, xây dựng lộ trình phát triển bản thân cho nhân viên, đào tạo văn hóa tổ chức và tối ưu chi phí sử dụng lao động. Việc xem nhẹ vai trò quản trị nguồn nhân lực biến bộ phận này thành một chi phí thụ động thay vì một động cơ tạo ra giá trị.

Tuyển dụng thụ động và thiếu khung đánh giá năng lực

Khi khuyết vị trí, doanh nghiệp đăng tuyển dồn dập, tuyển chuyên viên nhân sự hoặc nhân viên nhân sự dựa trên cảm tính phỏng vấn ngắn hạn mà không có bản mô tả công việc (JD) chuẩn mực hay bài kiểm tra năng lực. Điều này dẫn đến tình trạng tuyển sai người, chi phí đào tạo lại tăng cao, hoặc nhân sự mới gia nhập không thể hòa nhập với văn hóa công ty và xin nghỉ việc chỉ sau thời gian ngắn thử việc.

Những sai lầm đắt giá trong quản trị nhân sự doanh nghiệp

Nhìn từ thực tiễn tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp, các sai lầm trong quản trị nhân sự luôn trả giá bằng tiền mặt, sự lãng phí thời gian và tính ổn định của tổ chức. Doanh nghiệp thường mắc phải 4 lỗi phổ biến sau:

• Áp dụng mô hình quản trị thả nổi thiếu kiểm soát: Học theo các trào lưu "quản trị tự do" nhưng bỏ qua việc xây dựng hệ thống báo cáo, đo lường và kiểm tra chéo. Việc này vô tình tạo điều kiện cho các hành vi gian lận, sai sót dữ liệu kế toán - nhân sự và làm suy giảm kỷ luật lao động.
• Đùn đẩy việc quản trị hệ thống cho nhân sự cấp dưới: Ban giám đốc tuyển nhân viên về và kỳ vọng họ tự biết phải làm gì mà không cung cấp bức tranh tổng thể hay tiêu chuẩn đánh giá. Nhà quản trị thực sự phải là người xây dựng hệ thống vận hành để nhân sự đi vào làm việc, chứ không phải kỳ vọng nhân sự cấp dưới tự dựng nên hệ thống cho mình.
• Xem nhẹ công tác giới thiệu nhân sự mới và đào tạo hội nhập: Bỏ mặc nhân viên mới tự xoay xở trong những tuần đầu tiên gia nhập. Báo cáo thực tiễn quản trị chỉ ra rằng việc thiếu một chương trình hội nhập chuẩn mực và người hướng dẫn (mentor) kèm cặp làm giảm năng suất làm việc của nhân sự mới tới 50% và gia tăng tỷ lệ nghỉ việc sớm.
• Hồ sơ nhân sự và văn bản pháp lý lỏng lẻo: Không lưu trữ đầy đủ hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động thiếu các điều khoản bảo mật thông tin (NDA), hoặc nội quy công ty chưa đăng ký với cơ quan quản lý lao động địa phương. Khi xảy ra tranh chấp, doanh nghiệp hoàn toàn yếu thế về mặt pháp lý và đối mặt với các khoản bồi thường chi phí lao động lớn.

Những việc chủ doanh nghiệp cần thực hiện ngay trong tuần này

Để khắc phục các lỗ hổng nhân sự và đưa hệ thống vận hành đi vào quỹ đạo chuẩn mực, ban lãnh đạo doanh nghiệp nên xắn tay áo thực hiện ngay các hành động cụ thể dưới đây:

• Rà soát và hoàn thiện bộ Quy chế, Nội quy Lao động: Kiểm tra lại toàn bộ hệ thống văn bản pháp lý nhân sự hiện tại. Đảm bảo công ty sở hữu một bản Nội quy Lao động chuẩn chỉnh đã đăng ký với cơ quan chức năng, chuẩn hóa quy trình xử lý kỷ luật, sa thải và quản lý hợp đồng.
• Chuẩn hóa quy trình tiếp nhận và giới thiệu nhân sự mới: Thiết lập danh mục kiểm tra (checklist) cho ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới. Phân công một nhân sự kinh nghiệm làm người hướng dẫn trực tiếp, chuẩn bị sẵn tài liệu định hướng công việc và hệ thống tài khoản làm việc để nhân sự mới đạt năng suất nhanh nhất.
• Xây dựng lại bản mô tả công việc và khung năng lực cốt lõi: Rà soát lại tất cả các vị trí trong sơ đồ tổ chức, từ vị trí nhân viên hành chính nhân sự đến các cấp quản lý. Rõ ràng hóa trách nhiệm của phòng nhân sự, các mục tiêu KPI/OKR cần đạt và các tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất định kỳ.
• Rà soát độ an toàn của hồ sơ nhân sự và dữ liệu lưu trữ: Kiểm tra toàn bộ hồ sơ lưu trữ cứng và phần mềm quản lý. Đảm bảo 100% người lao động có đầy đủ hợp đồng lao động ký kết hợp pháp, bằng cấp chứng chỉ xác minh, cùng các cam kết bảo mật thông tin doanh nghiệp. Tối ưu hóa hệ thống quản trị nguồn nhân lực để liên kết chặt chẽ dữ liệu nhân sự với chi phí vận hành và hiệu quả kinh doanh của toàn công ty.

Hướng dẫn để chuẩn bị trước khi tư vấn

• Quản trị nhân sự
• Hệ thống quản lý nhân sự
• Đào tạo doanh nghiệp

Xem các hướng dẫn cùng chủ đề trong chuyên mục quản trị nhân sự.